shutterstock_552213274

Hoe efficiënt werkt jouw kantoor samen met klanten?

Medewerkers van accountants- en administratiekantoren zijn over het algemeen enthousiaste gebruikers van moderne technologie. De nieuwste telefoons, horloges die alles meten wat er te meten valt, domotica in hun huis en auto’s die nog net niet op waterstof rijden. Maar tegelijkertijd berusten ze er wel in dat klanten nog steeds schoenendoos-administraties aanleveren en hun facturen maken in Word. Is het verbeteren van de samenwerking lastig om te bespreken?

De moeite waard

Als we op zo veel vlakken gebruikmaken van de voordelen van nieuwe technologieën,  waarom zouden we dit dan niet omarmen in ons werk? Waarschijnlijk omdat het innoveren en optimaliseren van de samenwerking tussen kantoor en klant in de praktijk net iets lastiger te realiseren is dan de theorie doet vermoeden. Initieel kost het verbeteren van de samenwerking met de klant namelijk echt wel wat inspanningen, communicatieve vaardigheden en overtuigingskracht. Daarnaast is niet ieder kantoor erop ingericht om dit soort activiteiten te faciliteren en vaak ontbreekt het gewoon aan tijd. Maar uiteindelijk kan en moet het anders want de voordelen die je laat liggen en de risico’s die je loopt, worden groter naar mate de tijd verstrijkt. Bovendien zien we in de praktijk dat investeringen in goede processen en tools zich uiteindelijk altijd terugbetalen.

Voordelen die je wilt benutten

Een efficiënte samenwerking tussen kantoor en klant is gebaseerd op gestructureerde en zo simpel mogelijke samenwerkingsprocessen. Deze processen worden vervolgens vastgelegd in softwareoplossingen die deze processen ondersteunen. Belangrijke voorwaarde is dat zowel medewerkers van het kantoor zelf, als die van de klant in dezelfde systemen kunnen werken en het liefst ook direct via deze systemen met elkaar kunnen communiceren. Als kantoor realiseer je hiermee een aantal voordelen voor de eigen organisatie. Als jouw klanten zelf een stuk invoer van gegevens voor hun rekening nemen, dan blijft er meer tijd  over voor inhoudelijk advies, waardoor de toegevoegde waarde van je dienstverlening duidelijker zichtbaar wordt. De kwaliteit van de ingevoerde gegevens verbetert omdat deze eenmalig worden ingevoerd bij de bron waardoor je achteraf minder hoeft te corrigeren. Tijd besparen betekent dat je met minder inspanning dezelfde dienstverlening kunt realiseren en je marges kunt verhogen. Ook de piekbelasting die elk kwartaal terugkomt vlakt af, met als gevolg minder stress en overuren voor je medewerkers en voor jezelf.

Risico’s die je niet hoeft te lopen

Werk je op de oude manier door dan loop je als kantoor onnodige risico’s ten opzichte van collega’s die innovatie wel omarmen. Goede, strakke processen en gebruik van moderne systemen dragen bij aan de professionele uitstraling van je kantoor. Reden waarom klanten voor jouw dienstverlening kiezen of juist een aanleiding om over te stappen naar een ander. Een moderne en innovatieve ondersteuning van de werkzaamheden speelt ook een belangrijke rol bij het aantrekken van een nieuwe generatie financiële specialisten. Jong talent kiest voor het kantoor dat de interne organisatie goed voor elkaar heeft omdat ze niet elke dag vast willen lopen in oubollige structuren en systemen.

De aanpak

Al een beetje overtuigd? Dan kunnen we kort kijken welke stappen je neemt om een professionele samenwerking tussen kantoor en klant te realiseren. Na een stukje bewustwording binnen het eigen kantoor ga je aan de slag met het structureren en versimpelen van processen en het selecteren en implementeren van goede tools. Zodra je eigen mensen hier goed mee aan de slag kunnen, analyseer je de klantenportefeuille om te bepalen welke ondernemers het meest openstaan voor het verbeteren van hun samenwerking met jou. Met die groep ga je beginnen. Klanten kun je één voor één maar ook per groep met dezelfde kenmerken benaderen om hen te informeren over de voordelen van een efficiënte  manier van samenwerken en je kennis op dit vlak te delen. Vervolgens introduceer je de door jou gebruikte technologie bij de klant en zorg je ervoor dat hij/zij hier actief mee aan de slag kan. Na de eerste leercurve kunnen jij en je klanten tot in lengte van dagen profiteren van de eerder in dit blog genoemde voordelen.

Meer weten hoe je het samenwerkingsproces met je klant optimaliseert?

Uitgebreidere informatie over de stappen die je doorloopt om het samenwerkingsproces met je klant te optimaliseren, vind je op deze pagina. Bij Accountancy Gemak werken we met een speciaal opgericht team dat onze klanten bijstaat in elk stap van het proces en de inzet van Boekhoud Gemak. Wil je weten hoe zij dat doen? Maak dan hier kennis met het Customer Engagement Team.