Nooit meer zoeken naar relevante data: real-time inzicht in je totale organisatie

Door: Coen Scheurwater | 11 januari 2021

Iedereen klaagt op zijn tijd over die ‘lastige vragen’ van collega’s en managers om inzicht en aanvullende gegevens. Lastig, omdat het tijd kost om de antwoorden te vinden en je niet altijd honderd procent zeker weet of de informatie die je boven tafel kunt krijgen wel echt klopt en up-to-date is. Elk level in de organisatie heeft zijn eigen stakeholders, dus ook management en directie krijgen moeilijke vragen op hun eigen terrein. Ze moeten verantwoording afleggen aan anderen en zichzelf en laten zien dat ze zaken onder controle hebben. Maar hoe kun je over al die medewerkers en afdelingen heen díe data achterhalen op basis waarvan je de organisatie goed kunt leiden en waar nodig bijsturen?

Maar als we nu eens naar ons vakgebied kijken. Wat staat er nu in de programma’s rondom werk en inkomen? Wat raakt ons werk? Zonder een advies te willen geven, hebben wij de programma’s van de belangrijkste partijen tegen het licht gehouden. Hiervoor hebben we de partijprogramma’s van VVD, CDA, D66, PVV, Groen Links, PvdA en de SP doorgenomen. Naast de bekende verschillen tussen politiek links en rechts, zien we ook een aantal (opvallende) overeenkomsten.

Orakel van Delphi

Het orakel van Delphi bevond zich op één plek in een tempel op de helling van de berg Parnassos, waar een bijzondere priesteres antwoord gaf op de vragen die haar werden gesteld. Managers en directie hebben vandaag de dag ook zo’n centrale plek nodig waar alle relevante data uit hun organisatie samenkomen. Processen in bedrijven zijn echter vaak versnipperd en worden ondersteund door een veelheid aan systemen. Dat betekent dat je opeenvolgende werkzaamheden nooit van A tot Z kunt volgen. Gegevens moeten meerdere keren worden ingevoerd, wat fouten en tegenstrijdigheden in de hand werkt. Elk systeem heeft een eigen dashboard waardoor je de onderlinge samenhang uit het oog verliest. Ook binnen systemen vind je niet de inzichten die je nodig hebt. Probeer dan maar eens de vinger echt aan de pols te houden.

Inzicht, overzicht, controle

De kunst is dus om het aantal ondersteunende systemen binnen je organisatie te verminderen. Liefst tot één enkele. Maar dat moet dan wel software zijn die alle afdelingen ondersteunt bij hun werkzaamheden en bovendien onderlinge samenwerking mogelijk maakt. Als processen in een logische flow door de organisatie lopen, heeft iedereen inzicht in zijn eigen deel en weet jij als directie of management precies hoe je organisatie ervoor staat. Wat zit er in de pijplijn, realtime inzicht in lopende projecten, worden facturen op tijd betaald? Omdat je weet wat marketingactiviteiten kosten en hoe zij zich uitbetalen in extra omzet, kun je goed voorbereid in gesprek met je verkopers die graag extra campagnes in willen zetten. Je ziet welke investeringen wel of niet de moeite waard zijn en gooit geen geld in een bodemloze put. Kortom, je hebt meer grip op je eigen organisatie.

Zichtbare voordeel creëert betrokkenheid

Softwareoplossingen die meerdere processen ondersteunen zijn dikwijls complex en niet altijd even gebruiksvriendelijk. Medewerkers zijn veel tijd kwijt met het vastleggen van gegevens en doen dat elk op hun eigen manier. Doordat ze zelf in veel gevallen geen voordelen hebben van deze ‘extra administratie’, wordt er zo min mogelijk tijd aan besteed met onvolledige en oude informatie tot gevolg. Maar het kan ook anders. Moderne practice management software is logisch opgebouwd en eenvoudig te gebruiken. Handmatige invoer wordt tot een minimum beperkt en waar mogelijk worden gegevens automatisch uit andere bronnen gehaald. Een centrale plek waar alle klantinformatie wordt opgeslagen en snel terug te vinden is, zorgt voor klanttransparantie voor iedereen. De voordelen die dit biedt, creëert draagvlak en betrokkenheid binnen alle lagen van de organisatie.

Klinkt interessant?

Maakt dan vandaag nog kennis met de practice management software van Unit4 Bedrijfssoftware die jou en je medewerkers grip en inzicht geeft waardoor ze hun werk goed kunnen doen. Waarbij iedereen in een gebruiksvriendelijke omgeving met minimale handelingen een strak proces kan volgen zonder dingen over het hoofd te zien. Of Download hier een overzicht van de managementvragen die jij met behulp van deze software moeiteloos kunt beantwoorden.

Download factsheet