Softwaresystemen voor sales: ‘Big brother’ of fijne assistent?

Door: Mamad Mardani | 7 januari 2021

Relaties onderhouden, contracten binnenhalen en problemen oplossen terwijl je je klanten, prospects én je manager het gevoel geeft dat je alles volledig onder controle hebt. In commerciële functies moet je verschillende taken en activiteiten naast elkaar kunnen managen en tegelijkertijd overzicht bewaren. Gelukkig beschikken de meeste organisaties tegenwoordig over goede softwareoplossingen die verkopers ondersteunen bij hun werkzaamheden. Maar vraag je je wel eens af hoe je als verkoper echt baat heb bij deze systemen? Begin met het parkeren van het idee dat deze software wordt ingezet als ‘big brother’ om over jouw schouder mee te kijken en ervaar objectief hoe je er je voordeel mee kunt doen, want dat is er echt.

Grip op proces is grip op succes

Succesvolle verkopers weten op elk moment hoeveel contracten ze nodig hebben om het kwartaaltarget te halen. Ze weten precies wat er moet gebeuren om de leads in hun pijplijn succesvol te converteren en ze zorgen ervoor dat daarbij niets of niemand tussen wal en schip valt. Hun geheim? Goed gebruikmaken van ondersteunende tools. Zeker als je elke deal kunt gebruiken, wil je grip hebben op het proces. En dat heb je alleen als je alle relevante (klant-)informatie in één enkel systeem kunt vastleggen en raadplegen. Gebruiksvriendelijke software waarmee je gegevens logisch en snel kunt invoeren en die waar mogelijk automatisch gegevens voor je registreert. Door middel van systeemalerts weet je zeker dat je geen enkele actie over het hoofd ziet en bouw je aan je eigen succes en dat van je klanten.

Antwoord op lastige vragen
In hoeverre softwaresystemen daadwerkelijk bijdragen aan het succes van een organisatie, valt of staat met de manier waarop het wordt geïmplementeerd en de mate waarin medewerkers er concreet mee aan de slag gaan. Dat geldt ook voor applicaties die de commerciële tak van de organisatie ondersteunen. Verkopers vinden het invoeren van gegevens in systemen vaak omslachtig en tijdrovend en denken dat ze via het systeem te veel inzicht geven in waar ze mee bezig zijn. Natuurlijk zijn de vastgelegde gegevens door meerder personen te bekijken, maar het zorgt er ook voor dat je eenvoudig inzicht hebt in belangrijke mijlpalen en deadlines waardoor de voorspelbaarheid van en controle over je pijplijn zienderogen toeneemt. En omdat je beschikt over één centrale bron met alle klantinformatie, kun je op elk moment lastige vragen van collega’s, managers, directie en je klant snel en goed beantwoorden.

Naadloze samenwerking en transparantie
De ochtend begint met een boos telefoontje van een klant waar je bijna een nieuw contract mee gaat sluiten. Snelle actie is geboden, maar dan moet je wel eerst bij een aantal collega’s te rade gaan om te achterhalen wat er is gebeurd en welke afspraken er precies zijn gemaakt. Als verkoper heb je dit soort situaties ongetwijfeld wel eens meegemaakt. Jij mag dan commercieel verantwoordelijk zijn voor een klant, maar zo ongeveer elke collega binnen je organisatie kan zonder dat jij hiervan op de hoogte bent, afspraken maken met de klant en zaken voor hem regelen. Nog weer een reden waarom het belangrijk is dat alle medewerkers klantgerelateerde informatie en documenten in één centraal systeem vastleggen. Openstaande vragen bij de servicedesk, financiële gegevens, status van projecten, bezoekverslagen. Klanttransparantie binnen de hele organisatie zorgt ervoor dat jij als verkoper naadloos met je collega’s kunt samenwerken en legt een stevige basis voor je eigen commerciële succes.