NBadministratiebelastingen

NB Administratie & Belastingen

Als financieel dienstverlener is het belangrijk om je eigen processen op orde te hebben. Peter Neele, partner bij NB Administratie & Belastingen kan hierover meepraten. “Doordat wij onze automatisering goed voor elkaar hebben met softwareoplossingen van Software Gemak, werken we sneller en efficiënter. Adviseren doen we op basis van inzichten die we eenvoudig genereren uit relevante data die is vastgelegd in de verschillende gekoppelde systemen. Dit heeft een grote positieve impact op zowel onze eigen performance als op de kwaliteit van dienstverlening aan onze klanten.”

Accountancy Gemak levert ons snelheid, efficiency en domeinoverstijgende inzichten

“Als kantoor staan we dicht bij onze klanten en zijn we bij wijze van spreken op elk moment bereikbaar” aldus Peter Neele, Partner bij NB Administratie & Belastingen. “We merken dat dit vooral in tijden van crisis bijzonder wordt gewaardeerd. Wij kennen onze klanten persoonlijk en weten wat er speelt binnen de bedrijven en in de regio. Dat inzicht wordt verder versterkt doordat we de financiële data van onze klanten eenvoudig uit de diverse systemen kunnen halen en in begrijpelijke grafieken aan ondernemers kunnen presenteren. Ons advies wordt hierdoor nog relevanter en waardevoller.”

Na een aantal jaren werkzaam te zijn geweest op een accountantskantoor, maakt Peter een ‘uitstapje’ naar een financiële functie in het bedrijfsleven waar hij in contact komt met René Boudeling. Samen besluiten ze een eigen kantoor te starten waarbij ze direct een sterke basis leggen voor de automatisering. Peter: “Na een uitgebreide marktoriëntatie zijn we direct bij de start van ons kantoor gebruik gaan maken van Software Gemak softwareoplossingen. Enerzijds werd dit ingegeven door de functionaliteit en de gebruiksvriendelijkheid van de systemen. Een tweede belangrijke overweging was dat ik graag één aanspreekpunt wilde hebben voor alle oplossingen. Ik wil niet te maken hebben met systemen die puntje bij paaltje toch niet helemaal vlekkeloos met elkaar integreren en verschillende partijen die bij vragen of problemen allemaal naar elkaar wijzen. Door de tijd heen zijn de originele systemen door nieuwe versies vervangen, maar wij werken nog steeds naar volle tevredenheid met Boekhoud Gemak, Fiscaal Gemak en Rapportage Gemak. Voor alle systemen geldt dat je er snel zelf mee aan de slag kunt en mocht er iets zijn waar we vragen over hebben of wat niet werkt, dan zorgt onze accountmanager dat we in korte tijd weer verder kunnen.

Beter, sneller en efficiënter boekhouden

Op dit moment maken wij naast Boekhoud Gemak nog steeds gebruik van Multivers Online om over alle functionaliteit te beschikken waar we aan gewend zijn. We zien echter nu al veel voordelen van het nieuwe product: Boekhoud Gemak is overzichtelijker en sneller dan het oude product. Dat geldt zeker ook voor de omzetbelastingmodule en de bankenmatch. Vooral met het laatste realiseren we aanzienlijke tijdwinst doordat je het verwerken en matchen van inkoopfacturen en bonnetjes met bankafschriften steeds verder kunt automatiseren. Online overleg, de communicatiemodule van Boekhoud Gemak, maakt het uitwisselen van documenten en het communiceren met klanten sneller omdat contact over aanleveren van de juiste documenten hiermee via het systeem zelf verloopt in plaats van telefonisch of per mail. Het zorgt er bovendien voor dat we wat betreft onze klantcommunicatie te allen tijde voldoen aan de regelgeving rond de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Een ander groot voordeel van Boekhoud Gemak is de koppeling met Basecone. Hierdoor kun je nagenoeg realtime facturen en documenten verwerken in je administratie. Normaal elk kwartaal een piek in je werkzaamheden rond de te voeren administraties, maar doordat inkomende en uitgaande facturen en bonnetjes nu direct worden verwerkt, verdeel je deze werkzaamheden over alle maanden. Het resultaat? Wij verwerken nu met minder stress de administratie van meer klanten.

De grootste kracht zit hem in de integratie

Voor het doen van aangiftes voor onze klanten maakten wij in het begin gebruik van Business Suite. Inmiddels zijn we overgestapt naar Fiscaal Gemak, wat probleemloos is verlopen. Het is een heel gebruiksvriendelijk systeem waardoor je er snel mee aan de slag kunt. Alle gegevens die je maar kunt bedenken, kun je vastleggen in het systeem en de verwerking ervan is echt super snel. Een andere oplossing waar we recent mee aan de slag zijn gegaan is Rapportage Gemak, de opvolger van Audition. De rapporten die je hiermee op kunt stellen zien er mooi uit, inclusief grafieken/dashboards waarmee je je advies aan de klant nog beter kunt onderbouwen. De gemiddelde mens vindt het nu eenmaal makkelijker om informatie uit een visueel overzicht te halen dan uit met cijfers gevulde staatjes. Maar de grootste kracht van de Software Gemak-oplossingen zit hem in de integratie van de systemen; hierdoor beschikken we over inzichten die we voorheen niet hadden en de eenmalige invoer en hergebruik van data zorgt ervoor dat we veel efficiënter werken.

Tijdwinst en beter advies

Voor analyses kunnen we nu eenvoudig gebruikmaken van relevante klantdata uit alle systemen gecombineerd in domeinoverstijgende inzichten. Adviseren wordt daarmee leuker omdat je je aanbevelingen beter kunt onderbouwen en uitleggen aan de klant. Een ander voordeel van de integratie van de systemen is dat je het leeuwendeel van de gegevens maar één keer hoeft in te vullen. Dit betekent dat je minder tijd kwijt bent aan invoeren van data en de kans op het maken van fouten verkleint. In Rapportage Gemak kun je moeiteloos data inlezen vanuit Boekhoud Gemak, vanwaar je vervolgens je aangifte vennootschapsbelasting op kunt stellen. Je aangifte verzend je naar Fiscaal Gemak om het van hieruit via de communicatiemodule te delen met de klant. Voor ons betekenen deze voordelen concreet dat we per aangifte toch al gauw een uur tijdwinst boeken en gezien de aantallen die we verwerken telt dat toch op. Hadden wij deze automatiseringsslag niet gemaakt, dan weet ik zeker dat we een klantenstop in hadden moeten stellen en dat we onze klanten nooit zo effectief hadden kunnen bedienen als nu het geval is.

Bijdrage aan klanttevredenheid en werkplezier

Met Boekhoud Gemak kost het ondernemers weinig moeite om hun administratie goed bij te houden en kunnen wij als financieel adviseur sneller antwoord geven op vragen en beter adviseren. Met de overzichtelijke en gebruiksvriendelijke dashboards van Boekhoud Gemak die we beschikbaar stellen aan de klant, wordt de samenwerking met ondernemers nog eenvoudiger. De toegevoegde waarde voor ons als kantoor zit in het feit dat het een professioneel uitziende tool is die zowel ons als de klant het gevoel geeft meer in controle te zijn. Ook geeft het onze klanten inzicht in wat wij voor hen doen, waardoor onze toegevoegde waarde duidelijker zichtbaar wordt. Fiscaal Gemak helpt ons aangiftes op een voor de ondernemer zo gunstig mogelijk manier in te vullen en Rapportage Gemak biedt de inzichten die nodig zijn voor waardevol advies. Stuk voor stuk dragen zij bij aan tevreden klanten. De nieuwe generatie oplossingen van Accountancy Gemak heeft echter nog een ander voordeel.

Doordat alle applicaties online zijn, hoef je niet meer zelf over een server te beschikken, je updates te verzorgen of telkens de koppelingen met andere systemen te checken. Het systeembeheer waar je vroeger mee werd opgescheept, komt daarmee te vervallen. Ik heb als financieel specialist geen kennis van IT en wil die ook helemaal niet hebben – ieder zijn ding. Ons kantoor neemt ondernemers de administratieve en fiscale zorg zoveel mogelijk uit handen zodat zij zich kunnen concentreren op hun eigen business. De oplossingen van Software Gemak doen hetzelfde voor ons: het legt een stevige basis voor een goede en adequate dienstverlening aan de klant zonder dat wij met allerlei randvoorwaarden worden belast. Daarmee kunnen wij ons focussen op het werk waar wij goed in zijn en plezier aan beleven.”

Rapportage Gemak

NB Administratie & Belastingen is onlangs gestart met Rapportage Gemak, de opvolger van Audition. Peter Neele, partner bij het kantoor vertelt hoe deze oplossing zijn werk makkelijker maakt en hem in staat stelt om zijn adviezen te baseren op domeinoverstijgende inzichten. Peter: “door de naadloze integratie tussen Rapportage Gemak en andere Software Gemakoplossingen (Boekhoud Gemak en Fiscaal Gemak) kunnen wij nu veel efficiënter werken. Gegevens uit Boekhoud Gemak bijvoorbeeld kun je zonder probleem inlezen en gebruiken om vervolgens vanuit Rapportage Gemak je aangifte vennootschapsbelasting op te stellen. Deze kun je via de communicatiemodule van Fiscaal Gemak AVG-compliant delen met de klant die het document kan goedkeuren.

Het opstellen van rapporten met Rapportage Gemak is heel eenvoudig, waarbij onder andere gebruik wordt gemaakt van grafieken om de onderbouwing voor je advisering aan de klant duidelijk te maken. Doordat de verschillende Software Gemak-oplossingen die we gebruiken naadloos geïntegreerd zijn, kunnen we in Rapportage Gemak gebruikmaken van alle relevante data die is opgeslagen in de diverse systemen. Dit levert inzichten op die wij voorheen niet hadden en maakt ons advies aan ondernemers nog waardevoller en relevanter. Een ander voordeel van Rapportage Gemak ten opzicht van Audition is dat dit een online oplossing is. Hierdoor hoef je zelf niet meer over een server te beschikken, je updates te verzorgen of ’s nachts wakker te liggen omdat je niet meer zeker weet of je wel een back-up hebt gemaakt.

Lees meer klantverhalen