Vconsultancy

V Consultancy

V Consultancy bv biedt haar klanten een uitgebreide financiële dienstverlening, doeltreffend en praktijkgericht, in begrijpelijke en concrete taal waar de ondernemer daadwerkelijk wat aan heeft. Om de processen van het kantoor goed te ondersteunen en efficiënt te laten verlopen, ging Jan Vermeule, partner en eigenaar van het kantoor, samen met een collega op zoek naar passende softwaresystemen. Accountancy Gemak bleek uiteindelijk het best te voldoen aan de twee belangrijkste eisen: gebruiksvriendelijk (voor de klant) en snel (voor het kantoor).

Scherpe prijsstelling vraagt om efficiency

Jan: “Wij zijn van origine een schuldhulpverleningskantoor dat klanten in de loop der tijd op steeds meer vlakken is gaan ondersteunen. Mede daardoor denken we altijd in oplossingen, of iemand nu failliet dreigt te gaan of een bedrijf op wil richten, wij weten wat erbij komt kijken. Qua boekhouding en belastingaangifte, maar ook wat betreft bijvoorbeeld de valkuilen van het ondernemerschap en hoe je risico’s kunt spreiden. We hanteren een scherpe prijsstelling voor onze dienstverlening die we in abonnementsvorm aanbieden, gebaseerd op de rechtsvorm van de ondernemer. Dat betekent wel dat we de processen binnen het kantoor zo efficiënt mogelijk in moeten richten, want anders kom je niet uit. Dat was ook de aanleiding van onze zoektocht naar de beste softwareoplossingen voor digitalisering van bonnen en facturen, het voeren van de boekhouding en het doen van belastingaangiftes.”

Proefabonnementen

“Allereerst hebben we een viertal boekhoudpakketten naast elkaar gelegd voor wat betreft functionaliteit om te bepalen wat we nu echt nodig hebben. Vervolgens hebben we de belangrijkste functionaliteit van alle pakketten met proefabonnementen in de praktijk getest en besproken met de leveranciers. Eén van de oplossingen viel al snel af want die was gewoon veel te duur. Een tweede was op zich een mooi programma, maar veel te uitgebreid voor wat onze klanten nodig hebben. Uiteindelijk viel de keuze op Boekhoud Gemak dat eenvoudig en overzichtelijk is in gebruik en alle functionaliteiten biedt die wij en de ondernemers die we bedienen, nodig hebben.”

Ik wil geen bonnetje meer zien

“Naast software voor de boekhouding was ik ook gefocust op het vinden van een oplossing voor het digitaliseren van bonnetjes en facturen, om eindelijk af te zijn van de papieren rompslomp. Van de twee overgebleven opties hiervoor viel de keuze uiteindelijk op Basecone. Vanwege de één op één integratie met Boekhoud Gemak en omdat ik hiermee ook de ‘fysieke’ facturen in de boekhouding zelf kan opnemen. Daarmee kan ik ze met één druk op de knop oproepen wanneer ik ze nodig heb. Ik heb direct tegen mijn klanten gezegd dat ik geen bonnetje meer weer wil zien en ik krijg nu inderdaad alles netjes via Basecone, dus digitaal, aangeleverd. Dat scheelt ongelofelijk veel tijd. Als ik nu om 7 uur op kantoor kom, begin ik direct met het inboeken van alle bonnen en facturen. Bij gelijksoortige pakketten moet je telkens aangeven of het om debiteuren of crediteuren gaat, de datum invullen etc. Basecone zet veel ‘papierwerk’ automatisch voor je weg op basis van de ingelezen gegevens op de documenten. Tip: hoe scherper de foto’s van de bonnen en facturen die je krijgt aangeleverd, hoe meer voorwerk Basecone voor je kan doen.”

Belastingaangifte met een paar drukken op de knop

“Na het goed opzetten van de boekhouding en het digitaliseren van nota’s en rekeningen, wilde ik eigenlijk heel makkelijk met een paar klikken de belastingaangifte voor mijn klanten kunnen doen. Om uit te kunnen komen met de scherpe prijzen die wij aanhouden, moet ik het werk waar mogelijk minimaliseren en gegevens snel in kunnen voeren. Niet alleen voor de btw-aangifte, maar ook voor mijn VPB en jaarrapporten. Wat dat betreft was de keuze voor Fiscaal Gemak, een andere oplossing van Accountancy Gemak, snel gemaakt. Door de naadloze integratie met Boekhoud Gemak hoef ik gegevens nog maar één keer in te voeren en worden ze vervolgens automatisch ingelezen in de anderen toepassingen. Moet ik handmatig alle gegevens invoeren en uitrekenen, dan ben ik daar echt uren aan kwijt. Nu ben ik bijvoorbeeld met de VPB bezig en in een mum van tijd klaar omdat de systemen waarmee ik werk, gekoppeld zijn. Ik kan nu in mijn eentje al makkelijk 30 administraties voeren. Door de adequate opzet en werking van de systemen en het feit dat mijn klanten bonnen en facturen direct gedigitaliseerd aanleveren, maak ik ook veel minder gebruik van de uitstelregeling. Professionele software voor goede procesondersteuning vraagt om een investering, maar met Accountancy Gemak bespaar je zoveel tijd dat je dat in no-time terugverdient.”

Belastingdienst controleert op afstand

“Het komt regelmatig voor dat ik contact heb met medewerkers van de Belastingdienst. Tijdens een van die gesprekken kwam toevallig ter sprake dat ik op het punt stond om te gaan werken met Fiscaal Gemak. Tot groot enthousiasme van de belastingambtenaar die aangaf dat ik dan simpelweg de codes van de boekhoudingen aan hen door kon geven, waarna zij op afstand de controle van de boekhouding kunnen doen. ‘Dan hoefden zij alleen nog langs te komen om de bonnen te controleren’. Maar ook dat is niet meer nodig omdat deze in gedigitaliseerde vorm in de boekhouding zijn opgenomen. Dus de kans dat we hier nog vertegenwoordigers van de Belastingdienst over de vloer krijgen, is erg klein.”

Groeidoelstellingen

“Ik ben nog niet zo lang aan de slag met de genoemde oplossingen van Accountancy Gemak, maar nu al diktevreden. De tijdwinst die we realiseren is enorm en de vrijgekomen tijd kan ik besteden aan mijn klanten om hen op uiteenlopende terreinen te adviseren. En ook ons advies kunnen we dankzij Accountancy Gemak verder professionaliseren. De bedoeling is dat we één keer per kwartaal op het moment van de btw-aangifte een dashboard met de klant gaan delen waarin we laten zien hoe de onderneming ervoor staat en waar eventueel bijsturing nodig is. De professionele manier waarop we dat kunnen doen, bevestigt het vertrouwen dat de klant in ons heeft. Voor goed advies hoeven we dan niet meer telkens proefsaldibalansen uit te draaien en met elkaar te vergelijken, want de software die we gebruiken, levert ons de inzichten die we nodig hebben. Als ondernemer heb ik ook bepaalde ambities met mijn kantoor en ik weet dat ik met Accountancy Gemak op een goede manier mijn groeidoelstellingen kan realiseren.”

Lees meer klantverhalen